Рациональный выбор офисного МФУ

14 Марта 2012 г., 13:05
Категория: Оптимизация печати

В последнее время во многих компаниях серьезное внимание уделяется сокращению расходов на печать. Совокупные расходы организаций на печать  составляют существенную долю бюджета многих организаций. В данной статье рассматривается методика выбора многофункционального печатающего устройства для типовой компании с точки зрения снижения совокупной стоимости владения.

Описание профиля компании с точки зрения печати

Для начала постараемся определить потребности компании. Перечислим список характеристик, влияющих на потребности печати:

  • Количество сотрудников 10-15 человек
  • Средний объем  печати – около 100 листов в день
  • Необходимость периодического копирования документов
  • Потребность работы со сканером разными сотрудниками
  • Периодическая потребность печати цветных материалов (5-10% от общего объема печати)
  • Работа компании не предполагает регулярной печати документов  объемом более 100 листов
  • Работа с факсом не требуется, в основном используется электронная почта
  • Сканирование  доступно разным сотрудникам
  • Характер работы не предполагает одновременной интенсивной печати разными сотрудниками.

Описание требуемых функций устройства

Исходя из перечисленных потребностей можно  составить перечень функций устройства:

  • Для обеспечения доступа всех пользователей устройство должно иметь сетевой интерфейс.
  • Устройство должно иметь опцию цветной печати.
  • Функция сканирования должна быть доступна разным сотрудникам.
  • Должна быть функция копирование документов.

Дополнительные требования:

  • Поддержка современных (OS Windows 7 64 бит,  Windows Server 2008 64 бит).
  • Автоподача оригиналов для сканирования.
  • Рассылка на электронную почту сотрудников отсканированных документов

Определение требуемых характеристик устройства

Зафиксируем планируемые нагрузки на устройство и требования к обслуживанию

  • Средний объем печати  2 000 страниц в месяц.
  • Объем цветной печати –  до 10 % от объема монохромной печати.
  • Замена расходных материалов не чаще 1 раза в 2-3 месяца.

Для наглядности составим таблицу.

Таблица 1. Влияние условий эксплуатации на требуемые характеристики принтеров

 Особенность   Потребность   Характеристика   Расчетное значение 
 Работа с большими документами   редкая  Скорость печати  >= 20 лист./мин.
 Частая работа с небольшими документами  да  Время подготовки одного листа   <=30 сек.
 Большой объем печати за период  да  Ресурс картриджа  >=2 000 копий 
 Большая доля цветной печати  нет   Ресурс цветного картриджа   >=1 000 копий
     Скорость цветной печати  >=15 лист./мин.

Полученные значения характеристик можно использовать для поиска устройств, соответствующих этим характеристикам.

Для расчета ресурсов картриджей следует учесть, что новые устройства, как правило, комплектуются стартовыми картриджами с уменьшенным ресурсом.

Таблица 2.  Устройства, соответствующие заданным требованиям

В таблице представлены устройства, имеющиеся на рынке и по которым удалось найти соответствующую информацию. 

Остается рассчитать реальную стоимость владения каждым из них.

Расчет Совокупной Стоимости Владения устройством

Входные условия

Для расчета примем следующие исходные параметры нагрузки на устройство

  • Общий объем печати за 3 года равен (ООП) 36 000 страниц.
  • Процент цветной печати составляет (ПЦП) 10 %.
  • Допустим что цветные картриджи расходуются последовательно и равномерно (это правомерно для длительных периодов эксплуатации).
  • Учтем наличие 3 цветных установочных картриджей при продаже устройства

Составляющие Совокупной Стоимости Владения

Совокупная Стоимость Владения устройством (ССВ) складывается из следующих составляющих:

  • Стоимость устройства (СУ)
  • Суммарная стоимость израсходованных монохромных картриджей (ССМК)
  • Суммарная стоимость израсходованных цветных картриджей (ССЦК)
  • Суммарная стоимость использованных ремонтных комплектов (ССРК)

ССВУ = СУ + ССМК + ССЦК + ССРК

Характеристики устройств, участвующие в  расчетах

Для расчета значения каждой из составляющих  потребуются следующие данные об устройствах:

  • Ресурсы установочных картриджей  (РУМК – монохромного и РУЦК для цветных)
  • Ресурс штатных картриджей (РМК для монохромных и РЦК для цветных)
  • Стоимость штатных картриджей (СМК для монохромных и СЦК для цветных)
  • Периодичность ТО (ПТО)
  • Стоимость ремонтного комплекта на ТО (СРК

Определение значений составляющих совокупной стоимости устройства

Стоимость каждой составляющей сможем рассчитать по следующим формулам:

Суммарная стоимость монохромных картриджей

Определяется как необходимое количество монохромных картриджей умноженное на стоимость картриджей. 

Количество картриджей определяется как отношение общего объема печати минус ресурс установочного картриджа, поделенные на ресурс картриджа.

ССМК = (ООП*(100% - ПЦП) – РУМК)/РМК*СМК

Суммарная стоимость цветных картриджей

Определяется как необходимое количество цветных картриджей умноженное на стоимость картриджей. 

Количество картриджей определяется как отношение общего объема печати, умноженного на процент цветной печати минус ресурс 3-х установочных цветных картриджей, поделенные на ресурс цветных картриджей.

ССМК = (ООП *ПЦП – РУЦК*3)/РЦК*СЦК

Суммарная стоимость использованных ремонтных комплектов

Определяется как количество требуемых установок ремонтных комплектов помноженное на их стоимость. Предполагается, что установка ремонтных комплектов осуществляется по рекомендованным производителем срокам и ресурсам устройства.

Количество требуемых ремонтных комплектов определяется как общий объем печати разделенный на периодичность ТО. Учтем ресурс комплекта нового оборудования и вычтем от полученного числа единицу.

ССРК = (ООП / ПТО -1)*СРК

Совокупная Стоимость Владения устройством (ССВ)

ССВ = СУ + (ООП*(100% - ПЦП) – РУМК)/РМК*СМК + ССМК + (ООП *ПЦП – РУЦК*3)/РЦК*СЦК + (ООП / ПТО -1)*СРК

Результаты исследования

В качестве демонстрации результатов приводим таблицу совокупной стоимости владения с данными за 1-ый, 2-ой и 3-ий годы эксплуатации для устройств с разными характеристиками. Для наглядности мы выделили значения начальной стоимости устройства (СУ) и совокупной стоимости владения устройством через 2 года (ССВ 2 г.).

Таблица 3.  Сравнительная таблица стоимости владения при 10% цветной печати

Для сравнения приведем данные при увеличении доли цветной печати

Таблица 4. Сравнительная таблица стоимости владения при 30% цветной печати

Как видно их таблицы, даже для небольшого офиса стоимость владения во многом зависит не только от начальной цены, но и от многих других параметров: стоимости расходных материалов, ремкомплектов и др. В итоге совокупная стоимость владения устройством может значительно превысить стоимость самого устройства. Если исходить из срока службы устройства 5 лет, то получим итоговый график совокупной стоимости каждого устройства.

График роста стоимости владения в зависимости от количества печатных страниц

Рисунок 1. График роста ССК при 30% цветной печати

Рисунок 2. График роста ССК при 10% цветной печати

На основании полученных данных можно проследить динамику снижения стоимости  страницы печати в зависимости от общего количества напечатанных на устройстве страниц. Стоимость одной страницы определим как отношение совокупной стоимости к количеству напечатанных страниц.

График изменения стоимости страницы в зависимости от количества напечатанных страниц 

 Рисунок 3. Изменение стоимости печатной страницы при 10% цветной печати

Рисунок 3. Изменение стоимости печатной страницы при 30% цветной печати

Вместо заключения

Как видно из графиков, у всех устройств  начальная стоимость оказывает влияние на стоимость страницы печати в первые два года эксплуатации. В дальнейшем основное влияние на стоимость страницы оказывают стоимость расходных материалов.

Кроме того, в зависимости от соотношения цветной и монохромной печати, а также при изменении реальных объемов  ежемесячной печати оптимальными могут оказаться разные устройства.  Для расчета оптимального устройства можно воспользоваться специальным калькулятором, которому необходимо  задать нужные начальные данные. Эти начальные данные могут быть результатом мониторинга или задаваться как параметр соответствующих бизнес-процессов.  Для расчета реальных значений входных данных существуют также специальные методики и системы мониторинга. Однако их обзор выходит за рамки этой статьи.